Privacy Policy

1. Titolare del trattamento e contatti

Reforger Manager è la denominazione pubblica del prodotto, del sito e del servizio.

Titolare del trattamento: Manuel Pellizzaro.

Indirizzo completo: Via Fiorita 19, 35010, Cadoneghe, PD, Veneto, Italia.

Contatto per richieste GDPR e per l’esercizio dei diritti: privacy@reforgermanager.com. Per assistenza generale è possibile scrivere nella community Discord ufficiale.

2. Ambito dell’informativa

Al lancio le vendite sono limitate all’Italia e agli altri Stati membri dell’Unione Europea.

L’acquisto e la gestione contrattuale degli abbonamenti sono riservati alle persone che hanno compiuto 18 anni, o ai rappresentanti autorizzati delle organizzazioni. L’utilizzo del bot da parte degli utenti Discord è consentito nel rispetto dell’età minima richiesta da Discord nel Paese dell’utente e dei Termini di servizio di Discord; il requisito 18+ per gli acquisti non si estende automaticamente ai membri dei server. Requisiti di età Discord.

Il perimetro delle vendite non determina dove i fornitori trattano i dati. Il servizio non raccoglie documenti d’identità per una verifica automatica dell’età.

La presente informativa riguarda i dati personali trattati tramite il sito https://reforgermanager.com, la dashboard https://dashboard.reforgermanager.com e il bot Reforger Manager.

I dati provengono dall’utente, dagli amministratori, dagli eventi e dalle API Discord e dalle comunicazioni di Stripe e, per le operazioni preesistenti, di PayPal. I trattamenti svolti autonomamente dai fornitori sono disciplinati anche dalle rispettive informative. Il ruolo di ciascun soggetto deve essere valutato per la specifica attività, senza attribuire indistintamente a tutti la qualità di titolare autonomo.

3. Categorie di dati trattati e provenienza

• Account e accesso: Discord User ID, nome utente, avatar, elenco dei server, Discord Guild ID e relativi permessi tramite OAuth. La sessione conserva dati di autenticazione e credenziali OAuth cifrate per aggiornare l’elenco dei server.
• Configurazioni: Guild ID, identificativi di canali e ruoli, autorizzazioni e impostazioni dei moduli salvate dagli amministratori.
• Attività dei membri: identificativi utente, eventi gestiti dal bot, contenuti dei messaggi se la funzione li registra, log e azioni di moderazione, avvisi, candidature, ticket e trascrizioni, XP e livelli. Il trattamento dipende dai moduli attivati e dalle funzioni utilizzate.
• Game Server Manager: configurazione dei server di gioco, host e porte, stato, controlli, eventi e metriche associati al Guild. Eventuali informazioni riferibili a persone e parametri riservati dipendono dalla configurazione; non sono destinati alla pubblicazione.
• Abbonamenti: Guild ID, piano, importi, valuta, identificativi e stato di pagamenti e abbonamenti, periodi pagati, disdetta del rinnovo ed eventi del fornitore di pagamento. Sono registrati tentativi di acquisto, pagamenti, rimborsi, rettifiche ed eventi elaborati, con date, stati e riferimenti. Le revisioni manuali comprendono note ed evidenze di audit, anche con identificativi Stripe Charge e PaymentIntent. Per aprire il Customer Portal viene utilizzato l’identificativo cliente associato all’abbonamento Stripe.
• Dati tecnici e corrispondenza: sessioni, richieste al server web e dati inviati volontariamente ai contatti ufficiali, nei limiti necessari a gestire la richiesta.

4. Finalità e basi giuridiche

• Accesso, sessioni e configurazione: articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR, per i dati necessari al servizio richiesto dalla persona contraente o alle sue misure precontrattuali. L’autorizzazione OAuth non è un consenso generale al trattamento dei dati.
• Rappresentanti e amministratori di organizzazioni: articolo 6, paragrafo 1, lettera f), per verificare i poteri di accesso e gestire il rapporto con l’organizzazione. L’interesse è consentire una gestione autorizzata del servizio; la base contrattuale dell’organizzazione non si estende automaticamente ai suoi rappresentanti.
• Abbonamenti: articolo 6, paragrafo 1, lettera b), per pagamenti, attivazione, rinnovi e disdetta del contratto con l’interessato e per le misure precontrattuali richieste dall’interessato. Per i dati dei rappresentanti vale la distinzione precedente. I dati necessari sono comunicati a Stripe e, per le operazioni preesistenti, a PayPal.
• Obblighi legali: articolo 6, paragrafo 1, lettera c), per gli adempimenti effettivamente applicabili, compresa la gestione dei diritti GDPR. Gli obblighi fiscali non comportano la conservazione indistinta di tutti i dati del servizio.
• Sicurezza e tutela dei diritti: articolo 6, paragrafo 1, lettera f), per proteggere account, dati e disponibilità del servizio, prevenire abusi e accertare, esercitare o difendere diritti. Il trattamento deve essere necessario e proporzionato, tenendo conto dei diritti degli interessati; non giustifica archiviazione indiscriminata dei messaggi o conservazione illimitata.
• Assistenza: articolo 6, paragrafo 1, lettera b), per richieste necessarie al contratto dell’interessato o alle sue misure precontrattuali; lettera f), per rispondere a richieste generali o di rappresentanti, nel rispetto dei loro diritti. Il trattamento serve a rispondere alla comunicazione ricevuta, non a inviare marketing.
• Funzioni del server: moderazione, archivi, ticket, candidature, XP e gioco comportano trattamenti diversi. Il soggetto che ne determina finalità e mezzi deve individuare la base giuridica per ciascuna attività e informare i membri. Reforger Manager opera come responsabile solo per i trattamenti svolti per conto di quel soggetto su istruzioni documentate e con accordo ai sensi dell’articolo 28 GDPR; per finalità decise autonomamente assume le responsabilità del titolare. I permessi Discord e il contratto con l’amministratore non giustificano automaticamente ogni trattamento dei membri. Il legittimo interesse alla moderazione richiede necessità, proporzionalità e bilanciamento, con particolare attenzione ai minori, e non si estende automaticamente alle altre funzioni. Non è disponibile una gestione generale del consenso e della sua revoca per questi moduli.

Le categorie di dati sono descritte al punto 3, i destinatari ai punti 11–13 e la conservazione ai punti 8 e 14. Il servizio non utilizza questi dati per marketing o profilazione commerciale.

5. Dati dell’account Discord

Li utilizziamo per riconoscerti, mostrarti i server che puoi gestire e verificare i tuoi permessi prima di consentire modifiche. L’autorizzazione può essere revocata in ogni momento dalle impostazioni dell’account Discord.

6. Server, membri e configurazioni

Le configurazioni e i dati operativi sono associati al Guild ID. La dashboard verifica i permessi di gestione del server; ciò non rende l’amministratore titolare dei diritti personali di tutti i membri e non gli attribuisce accesso indiscriminato a dati di altri server.

Gli amministratori scelgono moduli e impostazioni nei limiti tecnici disponibili. La conservazione non è configurabile allo stesso modo per ogni categoria.

7. Log e dati di moderazione

Sono effettivamente conservati nel database, a seconda dei moduli attivati: voci di log con identificativi dell’autore e del destinatario dell’azione, avvisi di moderazione, candidature whitelist (con nome utente), ticket e trascrizioni, e, se attivato, un archivio di messaggi modificati o eliminati per l’audit.

Per l’archivio dei messaggi l’amministratore sceglie il periodo di conservazione (predefinito 90 giorni, configurabile da 1 a 3650 giorni), con eliminazione automatica dei dati scaduti. Questa regola non si applica a tutti gli altri dati. L’amministratore può cancellare le voci di log dalla dashboard.

8. Cookie e sessioni

La dashboard usa il cookie tecnico di sessione connect.sid, HttpOnly, SameSite Lax e Secure in produzione. La durata predefinita delle sessioni autenticate è di sette giorni; l’attività può aggiornarne la scadenza tramite il meccanismo di rinnovo della sessione. Non si tratta di un limite assoluto di sette giorni dalla prima autenticazione.

Le sessioni sono conservate nel database. Una sessione scaduta non viene riutilizzata: viene eliminata quando letta e mediante la pulizia dello store programmata ogni ora. La frequenza configurata non garantisce un istante preciso di cancellazione in caso di arresti o errori. Il logout elimina la sessione interessata; non cancella per questo tutti i dati del Guild o i backup.

Le pagine statiche del sito non impostano cookie di profilazione.

La dashboard usa anche sessionStorage nel browser per conservare il Guild selezionato e il Guild e il piano associati al ritorno dal pagamento o dalla gestione dell’abbonamento. Sono valori tecnici nel browser, distinti dalla sessione di autenticazione sul server; non costituiscono prova di accettazione delle condizioni contrattuali.

9. Altri strumenti di tracciamento

Le pagine del sito e l’HTML della dashboard non incorporano analytics, pixel, font o script esterni. I servizi di rete come Cloudflare possono svolgere trattamenti separati: questa descrizione non garantisce l’assenza di ogni strumento a monte. Il server web registra indirizzo IP, richiesta, data e ora in log tecnici condivisi. La rotazione è giornaliera, con 14 copie ruotate e compressione differita; il file attivo e altre copie non rientrano nel solo conteggio delle rotazioni.

10. Abbonamenti e Stripe

Gli acquisti pubblici avvengono tramite Stripe Checkout dalla dashboard. Stripe raccoglie i dati necessari al pagamento e l’indirizzo di fatturazione. Reforger Manager non conserva i numeri completi delle carte.

Reforger Manager gestisce gli identificativi e gli eventi necessari a verificare il pagamento, attivare il piano per Guild ID, riconciliare lo stato dell’abbonamento, i periodi pagati e la disdetta. Il Customer Portal è fornito da Stripe; eventuali identificativi cliente sono utilizzati per i collegamenti autorizzati a tale servizio.

Possono essere conservati riferimenti e stati di tentativi di acquisto o abbonamenti PayPal preesistenti, per verificarne l’esito e gestire eventuali pagamenti e richieste. PayPal diretto non è disponibile per nuovi acquisti pubblici. Un riferimento non recuperabile presso il fornitore non dimostra, da solo, la cancellazione, la scadenza o l’assenza di pagamenti.

11. Hosting e fornitori

• Discord: account, OAuth, eventi e API. Per i dati raccolti attraverso i propri servizi Discord indica Discord Netherlands BV come titolare per gli utenti SEE; ciò non determina il ruolo di Reforger Manager sui dati ricevuti tramite il bot. Informativa Discord.
• Stripe: pagamenti, abbonamenti, Checkout e Customer Portal. Stripe dichiara ruoli di titolare e/o responsabile secondo l’attività: non è qualificato indistintamente come solo responsabile di Reforger Manager. Informativa Stripe.
• PayPal: verifica e gestione delle operazioni di pagamento preesistenti e delle eventuali sottoscrizioni collegate. Per i trattamenti svolti tramite i propri servizi si applica anche l’informativa PayPal.
• Contabo: hosting su Cloud VPS 4 nella regione UE, con accordo sul trattamento dei dati per conto del cliente. Il paese fisico della VPS è in attesa di conferma. Documentazione DPA Contabo.
• Cloudflare: dominio, DNS, proxy e protezione web. Il DPA è incorporato nel contratto self-service applicabile e disciplina il ruolo di responsabile o sub-responsabile per i dati del cliente; le attività svolte per finalità proprie sono distinte. Contratto Cloudflare; DPA.
• Zoho Mail EU: posta del servizio, inclusi support, billing, legal e privacy. Il DPA relativo all’account è in attesa di firma. Zoho distingue i dati di servizio trattati su istruzioni del cliente dai trattamenti per finalità proprie. La regione Europa comprende data center ad Amsterdam e Dublino; ciò non esclude accessi o trasferimenti fuori dall’UE. Informativa e accordi Zoho; Sedi dei data center.

Il ruolo di ciascun fornitore dipende dall’attività svolta. Il territorio di vendita e l’instradamento EU della posta non dimostrano che tutti i trattamenti avvengano esclusivamente nell’Unione Europea.

12. Destinatari dei dati

I dati sono accessibili al fornitore e ai fornitori sopra indicati, nei limiti dei rispettivi ruoli, e agli amministratori di ciascun server per i dati del proprio server. Non risulta alcuna vendita di dati personali.

La gestione della VPS, del database e delle caselle del servizio è affidata al solo fornitore. Restano distinti gli accessi dei fornitori infrastrutturali e degli amministratori Discord nei rispettivi ambiti.

13. Trasferimenti internazionali

I fornitori possono coinvolgere infrastrutture, società del gruppo e sub-responsabili fuori dallo Spazio economico europeo, anche tramite accesso remoto. Non si dichiara che hosting, posta o trattamento siano esclusivamente europei.

Il DPA Cloudflare incorporato nel contratto applicabile contempla trasferimenti extra SEE e clausole contrattuali standard UE, con moduli diversi secondo il ruolo del cliente. Zoho descrive trasferimenti nel gruppo e a terzi e accordi di protezione basati sulle clausole UE; il DPA del nostro account resta in attesa di firma e non viene presentato come già sottoscritto.

I trasferimenti devono essere fondati su una decisione di adeguatezza applicabile oppure sulle garanzie previste dall’articolo 46 GDPR, con le valutazioni e misure supplementari necessarie. La regione UE della VPS non esclude eventuali accessi da altri Paesi. Per informazioni sulle garanzie e sulle modalità per ottenerne copia, scrivi a privacy@reforgermanager.com; non sono divulgate credenziali o dettagli di sicurezza riservati.

14. Conservazione

La conservazione varia per categoria. Rimozione del bot, disdetta dell’abbonamento e cancellazione dei dati personali sono azioni distinte. La rimozione del bot non attiva una cancellazione automatica complessiva.

• Configurazioni e altri dati operativi: le configurazioni possono rimanere disponibili per la reinstallazione. Non esiste una scadenza automatica generale applicata a tutti i dati di moderazione, avvisi, candidature, XP, ticket, trascrizioni e cronologia. Chiudere un ticket non equivale a cancellarne tutti i dati.
• Archivio messaggi: il periodo predefinito è di 90 giorni, configurabile dall’amministratore da 1 a 3650 giorni, con pulizia periodica. È distinto dalle altre registrazioni di moderazione. Gli aggregati statistici a intervalli di quindici minuti hanno una regola di pulizia a 45 giorni.
• Sessioni: scadenza aggiornabile e pulizia descritte al punto 8; sette giorni non costituiscono un termine assoluto di cancellazione dalla prima autenticazione.
• File di log applicativi: il logger applica soglie di 14 giorni ai log applicativi e 30 giorni ad avvisi, errori e billing, con pulizia all’avvio e ogni sei ore. Queste impostazioni non coprono tutti i log di sistema o i file copiati.
• Log web: Nginx è configurato con rotazione giornaliera, 14 copie ruotate e compressione differita. Il file attivo e le altre copie impediscono di equiparare tale configurazione a un termine massimo garantito di 14 giorni.
• Backup: la creazione programmata è attiva. Il piano di conservazione configurato prevede 30 giorni per le copie giornaliere, otto settimane per le settimanali, tre mesi di calendario per le mensili e 30 giorni per le copie di codice/configurazioni. La creazione programmata calcola soltanto i candidati alla scadenza: non elimina automaticamente gli archivi scaduti. Le copie storiche e di rilascio non sono coperte da quel piano. Le soglie non sono tempi massimi effettivamente applicati. Non viene dichiarata attiva una copia cloud esterna.
• Fatturazione e corrispondenza: sono gestite separatamente dai dati operativi e dai backup tecnici. La valutazione delle richieste di cancellazione considera gli obblighi contabili applicabili e le esigenze documentate. Non è indicato un termine fisso generale per queste categorie.

Il criterio di conservazione è la necessità dei dati per la specifica finalità: gestione del servizio richiesto, risposta alla comunicazione ricevuta, adempimento di un obbligo applicabile o tutela documentata di un diritto. La sola possibilità di reinstallare il bot non giustifica una conservazione illimitata. Quando non è prevista una scadenza automatica, la durata deve essere valutata per categoria e necessità, non come conservazione senza termine.

La cancellazione nel database attivo non elimina da sola backup o email. Le richieste sono gestite manualmente tramite privacy@reforgermanager.com, considerando anche le copie e gli obblighi di conservazione applicabili. Le soglie sopra indicate descrivono le regole tecniche disponibili, non garantiscono la cancellazione automatica di tutte le copie né sostituiscono tale valutazione.

15. Misure di sicurezza

Adottiamo misure ragionevoli, tra cui connessioni cifrate HTTPS, cookie di sessione protetti, cifratura dei token OAuth Discord di accesso e rinnovo conservati nella sessione lato server, verifica dei permessi sul server per ogni operazione di gestione e separazione dei dati per Guild ID. Nessun sistema è completamente esente da rischi.

16. Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento. Può opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse; la portabilità si applica quando ricorrono i presupposti di legge, in particolare per dati forniti e trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o del contratto.

Se un trattamento si basa sul consenso, questo può essere revocato senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. La revoca non è presentata come base per trattamenti che non dipendono dal consenso.

I diritti del singolo membro sono distinti dai poteri dell’amministratore del Guild, che non può ottenere o cancellare indiscriminatamente i dati di altri utenti. Le richieste privacy sono gestite individualmente dal fornitore tramite il contatto indicato nella sezione successiva.

17. Come esercitare i diritti

Le richieste si inviano a privacy@reforgermanager.com, distinguendo cancellazione dei dati di un Guild e diritti sui propri dati personali. Indica l’ambito e, se pertinente, il Guild ID; non inviare password, token o dati di pagamento completi.

La richiesta deve essere verificata quanto a identità e autorizzazione relative allo specifico ambito. Conoscere il Guild ID non basta. Per richieste personali si verifica il soggetto interessato, non soltanto il ruolo amministrativo; se il bot è assente, serve una verifica adeguata e documentata.

La valutazione separa configurazioni, dati operativi, dati amministrativi e copie infrastrutturali. Eventuali eccezioni devono essere giustificate da obblighi o esigenze applicabili, limitate e riesaminate: un abbonamento attivo non giustifica da solo la conservazione di ogni dato. La cancellazione dati non equivale alla disdetta del rinnovo.

Le richieste sono gestite manualmente, verificando identità e autorizzazione per lo specifico ambito, mantenendo separati i server e tutelando i dati degli altri utenti.

Il GDPR richiede riscontro senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese dal ricevimento. L’eventuale proroga fino a due ulteriori mesi per complessità o numero delle richieste va comunicata entro il primo mese con le ragioni. Un rifiuto deve essere motivato e indicare i rimedi applicabili.

Non è disponibile una cancellazione automatica complessiva di tutte le copie storiche. Una modifica nel database attivo non garantisce da sola che gli stessi dati siano assenti da un backup o da un successivo ripristino. Questi limiti non eliminano gli obblighi di cancellazione o limitazione applicabili e devono essere considerati nella gestione della richiesta.

18. Diritto di reclamo

Hai il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, ad esempio quella del Paese in cui risiedi o lavori, o in Italia il Garante per la protezione dei dati personali.

19. Aggiornamenti e data di efficacia

Versione 1.0. Decorrenza: 2026-11-07.

Questa informativa può essere aggiornata per riflettere le modifiche al servizio e ai trattamenti dei dati personali. Gli aggiornamenti non eliminano i diritti degli interessati.